Case Study: Gestione Carico Scarico Automezzi

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Un Polo Logistico Importante

A seguito degli incontri con la Direzione Aziendale di un polo logistico di primaria importanza del settore alimentare, era emersa la necessità sviluppare un sistema di gestione informatizzato ed automatico per la gestione e amministrazione del processo di carico e scarico degli automezzi (Centinati e Autocisterne) che quotidianamente si presentavano ai varchi per effettuare consegna e ritiro della merce.

L’azienda è un punto di riferimento importante per il settore dei trasporti sfusi, per la movimentazione, lavorazione e confezionamento merci, con aree adibite a magazzino per 60.000 mq, 80 autosilos da 58.000 lt, 130 mezzi pesanti di proprietà, svariati impianti di lavorazione oltre che lavaggio mezzi certificato.

Gli accessi e i varchi in totale delle aree di movimentazione sono nove, con un punto di registrazione mezzi, vicino agli uffici amministrativi della logistica.

La necessità principale era di programmare e gestire gli accessi permettendo la registrazione dei mezzi e l’eliminazione delle code alle piazzole di sosta esterne al complesso che comunque sono limitate e in spazi pubblici.

Riassumendo gli obiettivi del progetto

  1. dotare l’azienda di un sistema informativo per la gestione degli automezzi
  2. velocizzare ed ottimizzare il processi di gestione delle code
  3. evitare l’addebito di spese di extra-sosta da parte dai corrieri terzisti
  4. acquisire ed archiviare elettronicamente la documentazione
  5. ridurre l’impiego di personale per l’amministrazione delle pratiche
  6. automatizzare le informative ai conducenti sulle procedure di l’accesso all’area
  7. informativa multilingua per i corrieri esteri

L'approccio adottato

  • utilizzo della tecnologia RFID UHF per gestire gli accessi all’area
  • sviluppo del software per la gestione delle registrazioni dei corrieri e l’acquisizione documentale
  • allestimento di aree dedicata ai corrieri in arrivo per la registrazione
  • adozione di totem touch screen all’interno delle aree di registrazione dove gli autisti in arrivo possono auto-registrarsi
  • adozione di appositi scanner per caricare digitalmente l’archivio dei documenti (bolle di carico e documenti di trasporto)
  • adozione di distributori tessere RFID che i corrieri ricevono per accedere all’area dopo aver effettuato la registrazione
  • adozione di antenne UHF per l’apertura automatica dei varchi di accesso.

Terminale di registrazione touch screen, distributore tessere RFID

Antenne RFID UHF posizionate ai varchi per automatizzare le aperture

Funzionamento del Software e del Processo (to do)

Arrivo dei mezzi e registrazione ai terminali

  • I camionisti in arrivo parcheggiano nell’area esterna temporaneamente ed accedono tramite pedonale all’area adibita alla registrazione e ritiro ticket (Tag RFID UHF) di priorità ed accesso

Check-In – registrazione Kiosco

  • L’autista presso il Kiosco Touch screen dotato di scanner e distributore tessere RFID Selezione dalla schermata iniziale la propria lingua ed inizia la procedura di registrazione
  • l’ inserimento dati per matching interno (ERP) sono:
    • anagrafica (nome, cognome, cellulare)
    • numero ordine (barcode sulla email di conferma arrivo)
    • informativa sicurezza e privacy (da confermare)
  • Il sistema assegna la priorità e cronologia di coda
  • Il sistema assegna la tipologia del ticket (o altro) secondo il numero d’ordine, infatti le prime 3 cifre (100xx, 002xx, 006xxx) individuano il tipo di merce per lo scarico
  • L’autista durante il processo di registrazione viene richiesto di scansionare documenti di viaggio e patente
  • A conclusione della procedura di registrazione il kiosco eroga la tessera RFID UHF che verrà utilizzata dall’autista per l’apertura dei varchi quando sarà arrivato il suo turno, il TAG consente l’apertura solo per priorità automatica e/o assegnazione di turno da parte dell’amministrazione

Attivazione del TIMER per il controllo di durata extra sosta:

    • Il timing offre il controllo di eventuali PENALI di SOSTA: 30 minuti prima dello scadere del limite extra sosta, INVIA un ALERT all’operatore il quale eventualmente potrà forzare la priorità (del socio sul non socio)
    • Chiamata d’ingresso il sistema effettua l’invio di sms all’autista quando arriva il suo turno per accedere all’area

Chiamata al varco di accesso

  • Il sistema comunica all’autista con SMS il numero di coda corrispondente e le istruzioni da seguire (in lingua)
  • Il camion avrà accesso all’area interna con il ticket che permette l’apertura del cancello/sbarra.
  • Il ticket potrà servire per gestire le fasi del processo di carico/scarico e relative tempistiche
  • l’autista si dirige alla bilancia per la rilevazione del peso lordo che avviene solo a fronte della consegna dei documenti in originale
  • Successivamente passerà alla baia di carico o scarico
  • Al termine tornerà alla bilancia per il peso della tara
  • Ritirerà i documenti timbrati e firmati dall’ufficio apposito

Check-Out – Procedura di uscita

  • A questo punto il ticket permetterà di abilitare le sbarre d’uscita
  • Il camion potrà aprire il cancello con l’inserimento del ticket sulla colonnina posizionata ai varchi di uscita, la tessera RFID UHF verrà quindi recuperata all’uscita per essere reimmessa successivamente nel ciclo

Gestione utenti soci

  • essendo un utente già profilato avrà un RFID UHF (univoco e personale)
  • Il veicolo del socio avrà priorità maggiore rispetto alla coda ordinaria
  • Il socio dovrà utilizzare ingressi differenti
  • Il socio potrà accedere al processo carico/scarico fuori dalla coda con ordine e priorità cronologica interna
  • L’assegnazione della priorità cronologica interna prevale sulla assegnazione di priorità esterna: i vettori non soci resteranno fermi in attesa senza che la coda proceda

Conclusioni

Il sistema hardware e software descritto è stato implementato con successo e nei tempi stabiliti permettendo all’azienda di raggiungere tutti gli obiettivi prefissati:

  • controllo totale degli accessi con puntuale registrazione degli eventi
  • risparmio di risorse negli uffici amministrativi
  • eliminazione delle code e dei conflitti di priorità
  • puntuale programmazione delle operazioni di scarico/carico degli automezzi
  • automazione delle procedure documentali
  • acquisizione digitalizzata dei documenti di carico scarico
  • multilingua delle istruzioni
  • informativa di sicurezza puntualmente sottoscritta dagli operatori che accedono all’area
  • automazioni nelle aperture ai varchi e nelle chiamate all’accesso all’area
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