Dal Kanban Tradizionale al Kanban 4.0

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Le origini del Kanban

Parliamo di Kanban e soprattutto di quelli che sono i benefici nell’adottare un sistema di kanban elettronico.
La parola Kanban viene dal giapponese e significa letteralmente “carta segnale”…. cioè il cartellino autorizza gli avanzamenti nelle fasi produttive o negli approvvigionamenti.
Il kanban è nato nella gestione della produzione della Toyota (negli anni 50) e ha poi influenzato lo sviluppo agile in molti altri campi ed è stato applicato in tutto il mondo.
Nel corso del tempo il kanban ha attraversato una serie di trasformazioni e sono state implementate una serie di migliorie fino ai nostri giorni.

Lo scopo della metodologia Kanban

Nelle applicazioni classiche, anche in Italia, lo scopo della metodologia e i vantaggi introdotti nella sua applicazione sono ormai noti:

  • Primo tra tutti è che crea un flusso di lavoro continuo e ordinato, tramite il metodo Kanban si rovescia il punto di osservazione e si guarda ai processi produttivi e di approvvigionamento dal punto di vista che va da valle a monte.
  • È quindi una metodologia PULL, cioè è la domanda che richiama le attività di produzione e approvvigionamento che vengono effettuate e solo nel momento in cui ce n’è effettivamente bisogno.
  • È una applicazione di visual management e come tale consente una semplificazione dei processi immediata.
  • È un sistema per responsabilizzare gli operatori del magazzino o della produzione.
  • È uno dei tool che Toyota usa per raggiungere il santo Graal della produzione ovvero il lotto 1 a 1.
  • È una tecnica del just in time che consente una riduzione, anche drastica, della sovrapproduzione o del sovra scorta.
    Per riassumere brevemente è il metodo che decide quando e quanto produrre o approvvigionare in tutte le sue fasi cioè è la domanda che trascina gli avanzamenti lungo la catena del valore e nei processi.

I vantaggi della logica Kanban

Nelle applicazioni pratiche ci sono dei vantaggi che si concretizzano in diversi orizzonti temporali

Nell’immediato:

  • Crea un Flusso continuo e uniforme con le consegne che vengono standardizzate e i volumi che vengono stabilizzati
  • Questo comporta da subito un beneficio organizzativo mettendo ordine nella gestione

Nel breve periodo

  • Abbiamo una riduzione dei tempi di attraversamento dei processi con una gestione molto semplificata
  • e quindi una riduzione della burocrazia e una semplificazione della programmazione

Nel medio periodo

  • Con il sistema a regime abbiamo meno errori nella gestione con una stabilizzazione e una maggior precisione delle consegne e quindi con notevoli miglioramenti dell’accuratezza della scorta
  • Una maggiore regolarità e quindi una stabilizzazione del processo produttivo e della catena di fornitura
  • Un risparmio notevole dovuto alla riduzione del capitale circolante
  • Con la produzione in piccoli lotti infatti si ha una riduzione drastica delle scorte, in alcuni casi fino al 90%

Diciamo che questi vantaggi si possono ottenere adottando correttamente il sistema ma ci sono dei requisiti che bisogna osservare nell’applicazione

Vediamone alcuni….

I requisiti di una produzione a Kanban

Il kanban si presta ad essere bene implementato quando:

  • Abbiamo una domanda di prodotti Stabile e ripetitiva nel tempo, diciamo che funziona bene in assenza di variazioni o picchi
  • Il kanban richiede che i fornitori siano attivamente coinvolti in un rapporto leale e collaborativo…parliamo sia dei fornitori esterni che interni
  • Il processo produttivo deve essere stabile e razionale e la gestione delle eventuali modifiche deve essere robusta e controllata

Quindi per implementare efficacemente un buon sistema Kanban è fondamentale che vi sia

  • un’ottima conoscenza della metodologia
  • assicurarsi che gli operatori siano tutti ingaggiati nella sua applicazione, in pratica che vi sia una certa diligenza nel seguire il metodo.

Per le sue caratteristiche, il kanban quindi non è adatto ad essere applicato su tutti i codici articolo, proprio perché non tutti i codici presentano i requisiti di stabilità e ripetitività nel tempo.

Nell’applicazione comune si ricorre spesso a delle analisi sui codici articolo per individuare quelli che sono i candidati ideali ad essere gestiti con il metodo Kanban.

Nella matrice ABC-XYZ si può vedere come, il kanban venga in realtà affiancato anche ad altri metodi, con i quali può anche convivere all’interno di un’organizzazione e di una gestione.

Diciamo che il fattore «frequenza» è da privilegiare rispetto al fattore volume e, comunque, gli articoli da gestire a kanban sono senz’altro quelli che hanno:

  • movimentazione costante
  • e sono maggiormente significativi in termini di volume/valore

A-B-C peso in termini di volume/valore

X-Y-Z costanza/sporadicità nell’utilizzo (o produzione)

Nella matrice sono rappresentate anche alcune delle altre metodologie di gestione delle scorte come:

Consignment Stock = merce in conto deposito

Just in Sequence = è la tecnica più spinta, si tende a sincronizzare l’arrivo dei materiali in tempo reale nel preciso momento in cui devono essere utilizzati

Kanban = alta frequenza e alto consumo con scorta livellata al corretto dimensionamento del Lead Time di approvvigionamento

MRP = pianificazione dei fabbisogni dei materiali

Il Kanban quindi ha dei vantaggi ma anche dei limiti nelle applicazioni classiche.

I Limiti delle applicazioni tradizionali del Kanban

Per riassumere quindi i limiti dell’applicazione tradizionale del Kanban possiamo dire che dipendono dalle sue caratteristiche intrinseche:

  • Non è applicabile se i fornitori non sono affidabili o i lead time fluttuano oppure se ho una marcata variabilità nei volumi di materie prime necessarie al mio processo produttivo
  • È difficile da applicare se la domanda del prodotto finito è soggetta a stagionalità o comunque a variazioni nel corso dell’anno
  • Si dice spesso che il Kanban è reattivo ma poco proattivo, per sua natura di metodo PULL reagisce automaticamente trainando la produzione o gli approvvigionamenti ma non può essere proattivo, soprattutto nella gestione dei picchi e quindi non reagisce bene alle variazioni di domanda
  • E infine, come abbiamo detto, richiede attenzione e massima diligenza nell’operatività
  • In ogni caso, come metodologia manuale, è soggetta all’errore umano

Proprio per questi motivi L’Electronic Kanban System anche detto e-Kanban fu introdotto anche da Toyota per contrastare i punti deboli della metodologia tradizionale.

All’inizio lo scopo era di evitare che i cartellini dovessero viaggiare negli stabilimenti dei fornitori venendo perduti o attaccati erroneamente ma, successivamente, la tecnologia ha permesso di evidenziare molti altri miglioramenti che si possono sfruttare con una gestione elettronica del Kanban

I vantaggi del Kanban Elettronico

La gestione dei picchi di produzione e della variabilità nella domanda

Il modo in cui viene generalmente affrontato il problema dei picchi è quello dell’emissione del cartellino extra o extrakanban.

In pratica prevedendo che il picco per sua natura non comporta una stabilizzazione verso l’alto dei livelli produttivi, vengono inseriti nel sistema dei cartellini “provvisori” che non entrano ufficialmente nel circuito creando un ridimensionamento del kanban verso l’alto, ma hanno una “scadenza” ovvero terminata la loro funzione di incremento momentaneo escono dal circuito permettendo al sistema tarato di non essere influenzato dal picco di produzione o di domanda. Sulla variazione negativa il problema non si pone perché il kanban congela la situazione di fatto fintanto che la domanda non si ripresenta.

In un sistema classico, l’emissione di un cartellino extra comporterebbe notevoli difficoltà nel momento in cui il kanban, terminato il picco dovesse rientrare verso i sui livelli normali di funzionamento. Infatti, imputato fisicamente a sistema il cartellino extra, questo è difficile da gestire nel tempo e può causare errori nella ripetizione di ordinativi che invece non dovevano essere fatti.

Il cartellino elettronico extra, invece, può essere emesso / annullato presso il fornitore senza che vi sia la necessità di gestirlo fisicamente, questo di fatto consente di predeterminare la funzione del cartellino nel processo e nel tempo.

La rintracciabilità del cartellino (kanban)

Nelle applicazioni classiche del kanban si possano presentare delle inefficienze o dei possibili errori proprio nel processo di gestione del cartellino fisico:

Abbiamo per esempio:

  • Tempi morti nella gestione dei cartellini cartacei
  • Comunicazione non in tempo reale con i fornitori
  • Mancanza di feedback da parte dei fornitori
  • nessuna evidenza se un cartellino viene smarrito o utilizzato erroneamente

Sono tutti errori o inefficienze che in una gestione tradizionale non possono essere segnalati o intercettati in tempo reale

La gestione elettronica del kanban consente invece di evitare tutti questi rischi

  • Gli eventi che riguardano il cartellino kanban sono tutti tracciati da software
  • Questo ci consente di evidenziare tutte le anomalie di gestione in quanto gli eventi che riguardano il cartellino danno una traccia precisa della rotazione dello stesso all’interno del circuito.
  • Tramite allert o segnalazioni predisposte, il kanban manager può avere evidenza oltre che dello stato in cui si trova un cartellino anche di eventuali problemi nella gestione dello stesso.

La segnalazione dei candidati kanban

In un kanban tradizionale devo ricorrere a tutta una serie di calcoli e analisi per individuare i migliori candidati ad essere inseriti nel circuito. Successivamente, in fase di mantenimento, devo comunque ripetere periodicamente i calcoli e le analisi per monitorare correttamente il sistema.
Questo comporta una serie di costi anche in termini di tempo speso per introdurre il sistema e poi mantenerlo correttamente.

Il kanban elettronico mi supporta invece con tutta una serie di calcoli automatici con benefici immediati.

  • Abbiamo un miglioramento nella selezione dei candidati
  • Miglioramento nella taratura del kanban

Il calcolo automatico ci consente inoltre:

  • di monitorare meglio il nostro sistema e quindi di aggiornarlo più spesso, se necessario;
  • inoltre abbiamo a disposizione tutta una serie di indicatori di controllo delle performance dei kanban.

Quindi senza dover fare dispendiose analisi su movimentazioni di magazzino, frequenza, valore, volume delle scorte movimentate, il software restituisce automaticamente il calcolo supportando il kanban manager nelle decisioni

Le proposte di dimensionamento del kanban

Anche il calcolo del dimensionamento del kanban è automatizzato in un sistema e-kanban e quindi non è necessario ricorrere ad analisi esterne sui dati di magazzino. Tutti i calcoli che avvengono direttamente sul sistema e vengono automaticamente proposti:

  • Il software è in grado di restituire una serie di valori sui parametri, e il Kanban Manager può prendere le sue decisioni confortato dall’evidenza del calcolo;
  • Inoltre il software restituisce tutta una serie di informazioni sull’andamento dei flussi.

Tutto questo ci mette nelle condizioni di:

  • Calcolare correttamente il giusto dimensionamento da assegnare al kanban;
  • Mantenere una taratura corretta del sistema con un ottimale dimensionamento delle scorte;
  • Valutare con precisione il lead time di ripristino delle scorte.

Si aggiunga la considerazione che un inventario automatico delle scorte è praticamente impossibile da ottenere da un sistema kanban tradizionale. Il kanban tradizionale infatti, per sua natura, non traccia l’esistenza fisica delle scorte semplicemente ne predetermina il flusso e nulla può dire sulla consistenza reale dei materiali in attraversamento del sistema.

Il kanban elettronico invece, grazie alla completa tracciabilità dei cartellini e dei contenitori, restituisce in tempo reale la consistenza e lo stato di attraversamento dei materiali nel ciclo e elimina di fatto la necessità in fase di inventario di verificare fisicamente la quantità di scorte presenti.

L’utilizzo dei portali web nel Kanban Elettronico

Altro grande vantaggio che si ottiene da un kanban elettronico è quello dell’integrazione informativa che si può ottenere dall’uso di portali web-based con la condivisione delle informazioni lungo la catena di fornitura.

Semplicemente l’accesso al software si può fare da browser web e i fornitori possono avere degli accessi riservati con le informazioni che li riguardano, gli ordini possono essere trasmessi automaticamente.

Sostanzialmente viene azzerato il problema delle distanze e delle movimentazioni fisiche dei cartellini aumentando molto la risposta del sistema sui tempi di trasmissione e gestione stessa del kanban. Gli operatori del magazzino, per esempio, possono far uso di terminali touch screen per i dichiarativi, terminali RFID per i rilevamenti,  tutte informazioni che il sistema e-kanban recepisce in tempo reale.

L’aggiornamento delle informazioni è istantaneo e possiamo dire che un aspetto peculiare del kanban elettronico è la possibilità di dematerializzare il kanban fisico senza creare nessuna conseguenza sul buon funzionamento del sistema.

La nuova era del Kanban 4.0

Il Kanban elettronico quindi, con l’integrazione completa dei flussi informativi che lo riguardano, è a tutti gli effetti un kanban 4.0.

Possiamo quindi concludere osservando che Il kanban elettronico:

  • enfatizza i benefici del kanban tradizionale eliminandone, nello stesso tempo,  i rischi di errori e i costi di gestione e manutenzione;
  • utilizza la tecnologia per integrare completamente le informazioni della metodologia kanban con i sistemi informativi di fabbrica, oggi possiamo applicare sensori intelligenti al circuito kanban, dotare i contenitori di etichette RFID che al passaggio attraverso varchi di rilevamento o a contatto con i sensori stessi possono fornire automaticamente al software di gestione cambio di stato dei cartellini o dei contenitori così taggati.

Di fatto l’applicazione della tecnologia e del software al Kanban lo ha trasformato a tutti gli effetti da sistema manuale e limitato a un sistema automatizzato, moderno e attuale, in grado di integrarsi perfettamente nei flussi informativi tipici dei sistemi Industria 4.0.

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